Miksi maksaa henkilöstötutkimuksesta – ja miksi käyttää tutkimuskumppania?

Monella organisaatiolla on käytössään omia kyselytyökaluja ja eläkeyhtiöiden tarjoamia maksuttomia henkilöstökyselyitä. On siis luontevaa kysyä: miksi maksaa henkilöstötutkimuksesta, jos kaiken voi tehdä itse tai ilmaiseksi?

Vastaus on, että tekninen kyselyn tekeminen on helppoa – mutta hyvä henkilöstötutkimus on paljon muutakin kuin kysymysten syöttämistä työkaluun. Osaava tutkimuskumppani tuo mukaan sen, mikä tekee tutkimuksesta aidosti hyödyllisen: oikean sisällön, rakenteen, luotettavan toteutuksen ja kyvyn viedä tulokset käytäntöön.

1. Geneerinen kysely ei mittaa juuri sitä, mitä yritys tarvitsee

Maksuton valmis kysely on väistämättä yleisluontoinen. Se voi mitata työhyvinvointia kohtuullisesti, mutta ei ole räätälöity teidän liiketoimintaan, strategiaan, kulttuuriin tai muutostilanteisiin.

Erityisesti johtaminen ja esihenkilötyö kärsivät tästä helposti. Esihenkilöillä on tärkeä rooli henkilöstön kokemuksessa, mutta geneerisissä patteristoissa johtamista mitataan usein yhdellä tai kahdella yleisellä tyytyväisyyskysymyksellä. Jos organisaatiolla on omat johtamisperiaatteet tai johtamislupaukset, tällainen mittaus ei kerro, toteutuuko juuri teille tärkeä johtaminen arjessa.

Tutkimuskumppanin kanssa kysely rakennetaan yrityksen todelliseen tarpeeseen. Kumppani auttaa:

• kääntämään johtamisperiaatteet mitattaviksi väittämiksi
• valitsemaan teemat, jotka tukevat strategiaa ja liiketoiminnan kehittämistä
• poistamaan huonosti toimivat, epäselvät tai päällekkäiset kysymykset.

Näin yritys saa datan, joka kertoo nimenomaan siitä, mitä halutaan johtaa ja kehittää – ei vain yleisestä ”tyytyväisyydestä”.

2. Organisaation rakenteet, vuokratyövoima ja monikielisyys

Toinen ero liittyy organisaatiorakenteisiin ja raportointitarpeisiin. Maksuttomissa tai itse tehdyissä kyselyissä raportointi jää helposti pintatasolle, ja monimutkaisemmat rakenteet aiheuttavat päänvaivaa.

Usein:

• vuokratyöntekijät eivät ole mukana kyselyssä
• monikielisyys jää ratkaisematta
• tiimi-, yksikkö- ja maakohtaisia raportteja tuotetaan käsin, leikkaa–liimaa-tyyppisesti.

Tämä on ongelma sekä yhdenvertaisuuden että tiedon hyödynnettävyyden kannalta. Vuokratyövoima on monelle yritykselle olennainen resurssi, mutta heidän kokemuksestaan ei ole lainkaan tietoa. Kansainvälisissä organisaatioissa taas osa henkilöstöstä joutuu vastaamaan vieraalla kielellä, ja avopalautetta ei pystytä hyödyntämään kunnolla.

Tutkimuskumppani suunnittelee rakenteen alusta asti niin, että:

• kaikki olennaiset ryhmät voidaan ottaa mukaan (myös vuokratyöntekijät)
• monikielisyys toteutetaan hallitusti, tarvittaessa myös avoimen palautteen automaattisella käännöksellä
• raportointi on selkeä ja skaalautuu vuodesta toiseen ilman massiivista manuaalityötä.

3. Tulosten analysointi ja vieminen käytäntöön

Kyselyn toteutus on vasta puolimatkaa. Todellinen arvo syntyy siitä, miten tuloksia tulkitaan, esitetään ja hyödynnetään.

Ulkopuolinen tutkimuskumppani tuo tähän kaksi olennaista etua:

Ensinnäkin, analyysin laatu.
Kumppani näkee laajan joukon erilaisia organisaatioita ja pystyy vertailemaan yrityksen omia tuloksia tarkoituksenmukaiseen viitekehykseen. Onko esimerkiksi henkilöstön kokemus kuormituksesta, luottamuksesta johtoon tai esihenkilötyön laadusta poikkeava vai tyypillinen? Missä kohtaa kannattaa aidosti olla huolissaan ja missä kyse on normaalista vaihtelusta?

Toiseksi, kohdennettu esittely eri yleisöille.
Johtoryhmä, hallitus, esihenkilöt ja henkilöstö eivät tarvitse samaa esitystä. Johto haluaa ymmärtää, mitkä ilmiöt ovat strategisesti kriittisiä ja miten ne kytkeytyvät tuottavuuteen ja asiakaskokemukseen. Esihenkilöt tarvitsevat konkreettisen työkalun tiiminsä kanssa käytäviin keskusteluihin. Henkilöstö haluaa nähdä, että heidän antamallaan palautteella on vaikutusta.

Tutkimuskumppani osaa kertoa tuloksista eri tavalla eri kohderyhmille ja auttaa rakentamaan konkreettiset toimenpiteet. Samalla varmistetaan, ettei henkilöstötutkimus jää HR:n sisäiseksi rutiiniksi, vaan että johto ottaa sen agendalleen ja esihenkilöt käsittelevät tulokset tiimiensä kanssa.

4. HR:n rooli: kyselystä strateginen työkalu

Kun henkilöstötutkimus suunnitellaan ja toteutetaan asiantuntevan kumppanin kanssa, HR:n rooli organisaatiossa vahvistuu. HR ei pyöritä vain ”kyselyprosessia”, vaan tuo päätöksenteon pöytään dataa, joka kytkeytyy suoraan:

• johtamiseen ja kulttuuriin
• henkilöstöriskeihin
• asiakaskokemukseen ja tuloksellisuuteen.

Tutkimuskumppani voi toimia HR:n sparraajana: miten tulokset kannattaa viedä johtoryhmäkeskusteluihin, mihin ilmiöihin kannattaa tarttua ensin ja miten rakentaa jatkuva, luotettava mittaus, joka tukee strategian toteutumista. Tämä nostaa henkilöstötutkimuksen arvon aivan toiseen kategoriaan verrattuna yksittäiseen, irralliseen ”fiiliskyselyyn”.

5. Aika, resurssit ja priorisointi

Lopulta kyse on priorisoinnista: mihin omaa aikaa ja asiantuntemusta halutaan käyttää. Omalla työkalulla tehty kysely voi tuntua edulliselta, mutta tekninen toteutus, raporttien koostaminen ja manuaalinen analyysi vievät usein huomattavan määrän HR:n ja esihenkilöiden aikaa.

Kun tutkimuksen suunnittelu, toteutus ja analyysi ostetaan kumppanilta, vapautuu aikaa siihen, mistä suurin arvo syntyy: tulosten hyödyntämiseen, konkreettisten toimenpiteiden tekemiseen ja arjen johtamisen kehittämiseen. Tavoitteena ei ole tehdä ”parempaa kyselyä” sen itsensä vuoksi, vaan varmistaa, että organisaatio saa henkilöstön kokemuksesta luotettavan ja käyttökelpoisen näkymän – ja että tuon tiedon perusteella myös toimitaan.

Hyvin toteutettu henkilöstötutkimus ei ole pakkopullaa. Se voi parhaimmillaan olla innostava, strateginen työkalu, joka tukee sekä työyhteisön hyvinvointia että liiketoiminnan kehittymistä. Siksi pelkkä tekninen kysely ei riitä – tarvitaan kumppani, joka auttaa muuntamaan vastaukset todelliseksi muutokseksi.

Annarita Koli

Annarita työskentelee Bondata tutkimuspalveluissa asiakkuusjohtajana ja on pitkän linjan henkilöstötutkimusammattilainen.