Innolink Staff luottaa Mepco-palkanlaskentajärjestelmään

Palkanlaskijan työaika puolittui Mepco-palkanlaskentajärjestelmän ansiosta

Pari vuotta sitten toiminnan kasvaessa Innolink Staff alkoi miettiä ulkoistetun palkanlaskennan ottamista omiin käsiin. Samoihin aikoihin tiimiin liittyi palkanlaskija Riikka Huuhtanen, joka ammattitaidollaan auttoi kartoittamaan palkanlaskentajärjestelmien ohjelmistokumppaneita ja oli näin mukana heti valitun ohjelmiston käyttöönoton alusta saakka.

“Kävimme keskusteluja useamman eri ohjelmistotoimittajan kanssa, mutta Mepcon käytettävyys ja monipuolisuus tekivät vaikutuksen. Ja onhan se kyllä erittäin näppärä ohjelmisto”, Riikan työparina ja samalla käyttöönottoprojektin projektipäällikkönä Innolink Staffin puolesta toiminut Anne Kalliomäki kertoo.

Innolink Staff vaatii henkilöstöpalveluyrityksenä palkanlaskentajärjestelmältä paljon, sillä sen asiakkaat ovat eri aloilta, jolloin myös eri työehtosopimuksia on useita. Mepcossa eri TES:t on räätälöidysti rakennettu käyttöönottovaiheessa projektitiimin toimesta, ja niitä rakennetaan koko ajan lisää tarpeen mukaan. TES-pohjainen toiminta helpottaa palkanlaskentaa huomattavasti.

“Mepco soveltuu erittäin hyvin tällaiselle yritykselle, jolla on palkanlaskennassa monta eri työehtosopimusta ja maksuryhmää”, Huuhtanen kertoo. “Mepcoa on helppo muokata oman näköiseksi. Meillä on asiakkaana paljon eri yrityksiä, joilla on käytössään esimerkiksi omia paikallisia sopimuksiaan. Mepco oli kaikista joustavin ratkaisu erilaisiin tilanteisiin, joten se sopii meille parhaiten”, Huuhtanen jatkaa.

Innolink Staffin palkkahallinto pääsi eroon manuaalisesta työstä Mepco-palkanlaskentajärjestelmän avulla. Muun muassa lisien laskeminen on ollut aikaisemmin yksi murheenkryyni, sillä palkanlaskija näpytteli ne ennen manuaalisesti. Lisäksi eri TES:en mukaiset lisät piti muistaa itse, koska ne eivät tulleet järjestelmästä automaattisesti. Nykyään tilanne on toinen. “Minulla oli sellainen muistilappu, jossa luki joka alan ilta-, yö- ja lauantailisät, sairaslomien karenssipäivät, lomalaskennat jne. Nyt Mepcosta ne kaikki tulevat aika lailla automaattisesti”, Huuhtanen kertoo.

Myös tuntilistat olivat aikaisemmin Excelissä, josta hän näpytteli kaikki tiedot manuaalisesti palkanlaskentajärjestelmään. “Nyt meillä on tuntikortti Mepcossa käytössä, ja palkanlaskijan tarvitsee vain kuitata ne, jolloin ne siirtyvät suoraan palkanlaskentaan jatkokäsittelyyn”, Huuhtanen sanoo. Nykyään hänelle jääkin noin puolet enemmän aikaa asiantuntijatehtäviin sekä toimintojen edelleen kehittämiseen manuaalisten rutiinitöiden sijaan. “Päivien ei enää tarvitse venyä, vaan nykyään työt ehtii pääsääntöisesti tehdä työpäivän aikana. Ja se on saavutus se”, komppaa Anne Kalliomäki.

Innolink Staffilla on tällä hetkellä oma web-pohjainen tuntilistaus käytössä työntekijöille. Vuokratyöntekijöiden esimiehet vetävät työtunnit yhteen Mepcoon massatuntikortille. “Ennen se tehtiin Excel-yhteenvetoina. Olemme tykänneet siitä, että massatuntikortti näyttää vähän niin kuin Exceliltä, joten sen käyttö on ollut helppo omaksua,” Kalliomäki kertoo. Tulevaisuudessa Innolink Staff on harkinnut muun muassa Mepcon Kirjaamo-sovelluksen tuntikirjauksen sekä web-työpöydän käyttöönottoa. “Aloitimme palkkajärjestelmästä ja tarkoituksena olikin ottaa yksi pala kerrallaan, jotta emme ahmaise liian suurta kakkua kerralla” Kalliomäki kertoo.

(Accountor on julkaissut alkuperäisen artikkelin helmikuussa 2021).